Regolamento interno di igus GmbH

per la gestione dei reclami secondo la legge Supply Chain Act

Versione I, Edizione 01. Gennaio 2024

1. Obiettivi e portata del trattamento di segnalazioni e reclami

La gestione dei reclami di igus GmbH consente a tutte le persone potenzialmente interessate di segnalare i rischi per i diritti umani o l'ambiente e le violazioni degli obblighi derivanti dalle attività economiche di igus GmbH nella propria area di attività o nell'area di attività di un fornitore lungo tutta la filiera.

igus prende sul serio i requisiti del Supply Chain Act (legge sulla catena di approvvigionamento) ed è nostro obiettivo identificare tempestivamente potenziali comportamenti scorretti lungo la catena di approvvigionamento e adottare le misure appropriate.

igus raggiunge questo obiettivo in particolare consentendo segnalazioni su possibili violazioni in relazione alla legge sulla catena di approvvigionamento e dando seguito a queste ultime in modo coerente.

Tutti i dipendenti e le persone lungo la nostra catena di approvvigionamento possono notificare a igus i rischi o le violazioni dei diritti umani o dell'ambiente tramite il sistema di gestione dei reclami impostato da igus.

L'anonimato e la confidenzialità delle segnalazioni è garantito. Ciò offre a igus l'opportunità di riconoscere i rischi fin dall'inizio e, nel migliore dei casi, di risolverli prima che le persone o l'ambiente vengano danneggiati.

2. Procedura per la presentazione di commenti/segnalazione di violazioni della conformità

Esistono vari canali interni per segnalare una violazione della conformità (es notifica dei superiori o dei rappresentanti dei dipendenti) e il sistema igus per le segnalazioni è disponibile sia per le segnalazioni interne che per quelle esterne. Il sistema può essere utilizzato senza restrizioni da chiunque nella nostra catena di approvvigionamento.

Le violazioni della conformità possono essere segnalate in tutto il mondo, 24 ore su 24, in varie lingue e gratuitamente con pochi clic tramite il nostro sistema di segnalazione online Whistle-blower System (reporting-channel.com).

Quando si presenta una relazione, l'argomento deve essere chiaramente indicato in relazione ai rischi per i diritti umani e l'ambiente o alle violazioni degli obblighi ai sensi del § 2 Sezioni 2 e 3 della legge Supply Chain Act.

I divieti relativi ai diritti umani includono in particolare

• Lavoro minorile (di norma è vietato l'impiego di minori di 15 anni)
• Lavoro forzato
• Schiavitù, sfruttamento sessuale
• Mancato rispetto delle norme in materia di salute e sicurezza secondo la legge del luogo di lavoro
• Trattenimento di una retribuzione adeguata
• Uso di torture o trattamenti umilianti
• Libertà di associazione
• Qualsiasi atto od omissione atta a ledere in modo particolarmente grave una posizione giuridica protetta e di cui sia palese l'illegittimità.

Tra i divieti ambientali figurano in particolare

• Divieto di fabbricazione di composti contenenti mercurio
• Divieto di trattamento improprio dei rifiuti di mercurio
• Divieto di produzione e uso di determinate sostanze chimiche e inquinanti organici persistenti
• Divieto di manipolazione, raccolta, stoccaggio e smaltimento dei rifiuti non rispettosi dell'ambiente
• Contaminazione del suolo, dell'acqua, dell'aria e consumo eccessivo di acqua
• Qualsiasi atto od omissione atta a ledere in modo particolarmente grave una posizione giuridica protetta e di cui sia palese l'illegittimità.

3. Ricezione e valutazione iniziale delle segnalazioni

Nell'ambito di una valutazione iniziale, L'Ufficio delle Risorse Umane determina se la segnalazione è rilevante per i diritti umani o l'ambiente o se viola gli obblighi e se la segnalazione presentata è corretta. Segue una valutazione del rischio e delle possibili conseguenze, ad esempio utilizzando una matrice di rischio.

La persona che fornisce le informazioni riceve un feedback tempestivo che le informazioni sono state registrate. Inoltre, tramite il portale in ambiente protetto, vengono inviati agli informatori relazioni intermedie sullo stato di ogni fase di elaborazione e sul risultato finale.

4. Procedura d'esame

Se la rilevanza e il sospetto iniziale sono confermati, viene avviata il più rapidamente possibile una procedura di indagine interna per chiarire i fatti. La notifica sarà controllata in dettaglio.

5. Attuazione delle misure necessarie

Una volta completata l'indagine, igus controlla se sono necessarie misure per eliminare, ridurre al minimo o prevenire l'infrazione in futuro. A tal fine, viene analizzata l'esigenza specifica di correzione e di miglioramento. Parte di questa analisi include anche la presa in considerazione delle aspettative del gruppo di persone interessate dalla violazione. Le misure necessarie possono essere misure puramente interne alla nostra divisione aziendale, come adeguamenti dei processi, nuove linee guida o concetti di formazione migliorati. Tuttavia, possono essere necessarie anche misure con e nei confronti di terzi. L'attuazione delle misure è monitorata in modo appropriato e la loro efficacia è esaminata da vicino e in dettaglio, in piccole fasi del processo.

6. Documentazione

Tutti i rapporti, le attività di indagine e i risultati sono documentati e archiviati in luoghi definiti. Vengono archiviati in conformità ai requisiti legali pertinenti e ai periodi di protezione dei dati. I diritti di visualizzazione e di accesso sono rigorosamente regolamentati. Inoltre, ove richiesto dalla legge, informiamo tutti gli interessati delle indagini svolte e dei dati personali trattati in tale contesto.

7. Analisi e reportistica dei rischi

I risultati dell'elaborazione dei rapporti sono presi in considerazione nell'analisi del rischio. Viene preparata e pubblicata una relazione annuale sul numero e sulla gestione delle segnalazioni. Inoltre, vengono presentate alla direzione report ad hoc.

8. Test di efficacia

Esaminiamo l'efficacia di tutti i sistemi e i processi sopra descritti in relazione alla nostra gestione dei reclami su base ad hoc, almeno una volta all'anno.

9. Tutela degli informatori

Eventuali segnalazioni su possibili violazioni dei diritti umani o dell'ambiente o sul non rispetto degli obblighi sono di grande valore per igus e per la nostra catena di approvvigionamento.

Per questo motivo, è possibile presentare e gestire un reclamo in forma anonima. Riservatezza e anonimato sono garantiti in ogni momento e in ogni singola fase dello scambio. L'indirizzo IP non viene registrato. Per tutelare l'informatore dal punto di vista tecnico, sono state introdotte le seguenti procedure:

• Crittografia del trasporto: tutti i dati archiviati nei database del sistema di segnalazione di (reporting-channel.com) sono crittografati.
• Le routine di cancellazione supportano processi di eliminazione conformi alla protezione dei dati.
• Controlli di sicurezza IT regolari monitorano la sicurezza del sistema.

Inviando una segnalazione nel sistema di gestione dei reclami igus, l'informatore non si espone a rischi o minacce con conseguenze negative. La riservatezza dello scambio è assicurata in ogni momento (vedi Sezione 3 ed è garantita anche internamente da idonee misure.

10. Contatto

Se hai commenti o suggerimenti sulla nostra gestione delle segnalazioni e dei reclami, non esitare a contattare il nostro Ufficio Risorse Umane al numero +49 2203 9639-151.