Verfahrensordnung der igus GmbH

für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG)

Version I, Stand 01. Januar 2024

1. Ziele und Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens

Das Beschwerdeverfahren der igus GmbH ermöglicht es allen potenziell betroffenen Personen auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Pflichtverletzungen hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der igus GmbH im eigenen Geschäftsbereich oder im Geschäftsbereich eines Lieferanten, entlang der gesamten Lieferkette, entstanden sind.

igus nimmt die Vorgaben des LkSG ernst und unser Ziel ist es, potentielles Fehlverhalten frühzeitig entlang der Lieferkette zu identifizieren und die entsprechenden Maßnahmen einzuleiten.

Das erreicht igus insbesondere dadurch, dass uns Hinweise über mögliche Verstöße im Zusammenhang mit dem LkSG gemeldet werden können und diesen konsequent nachgegangen wird.

Über das von igus eingerichtete Beschwerdeverfahren können, alle Mitarbeiter:innen und Personen entlang unserer Lieferkette igus auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen hinweisen.

Es wird sichergestellt, dass die Meldung anonym und vertraulich abgegeben werden kann. Dadurch hat igus die Möglichkeit Risiken frühzeitig zu erkennen und im besten Fall zu lösen, bevor Menschen oder die Umwelt zu Schaden kommen.

2. Verfahren bei Hinweisen / Compliance Verstöße melden

Um einen Compliance-Verstoß zu melden, stehen intern verschiedene Kanäle offen (z.B. Meldung an Vorgesetzte bzw. Mitarbeitervertretung) und sowohl für interne als auch externe Meldungen steht das Hinweisgebersystem von igus zur Verfügung. Dieses kann uneingeschränkt von jeder Person entlang unserer Lieferkette genutzt werden.

Über unser Online-Meldesystem Hinweisgebersystem (reporting-channel.com) können weltweit, rund um die Uhr, in verschiedenen Sprachen und kostenlos, Compliance-Verstöße mit ein paar „Klicks“ gemeldet werden.

Bei einer Meldung sollte der betroffene Themenschwerpunkt in Bezug auf die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen iSd. § 2 Abs. 2 und 3 LkSG genannt werden.

Zu den menschenrechtsbezogenen Verboten gehören insbesondere:

• Kinderarbeit (im Regelfall Verbot der Beschäftigung von Kindern unter 15 Jahren)
• Zwangsarbeit
• Sklaverei, sexuelle Ausbeutung
• Missachtung von Arbeitsschutzbestimmungen nach dem Recht des Beschäftigungsortes
• Vorenthaltung angemessenen Lohns
• Einsatz von Folter oder erniedrigender Behandlung
• Vereinigungsfreiheit
• Jedes Tun oder Unterlassen das geeignet ist, eine geschützte Rechtsposition in besonders schwerwiegender Weise zu beeinträchtigen und deren Rechtswidrigkeit offensichtlich ist.

Zu den umweltbezogenen Verboten gehören insbesondere:

• Verbot der Herstellung von und mit Quecksilber versetzten Verbindungen
• Verbot der unsachgemäßen Behandlung von Quecksilberabfällen
• Verbot der Produktion und Verwendung bestimmter Chemikalien und persistenter organischer Schadstoffe
• Verbot der nicht umweltgerechten Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen
• Kontamination von Boden, Gewässern, Luft und übermäßigem Wasserverbrauch
• Jedes Tun oder Unterlassen, das geeignet ist, eine geschützte Rechtsposition in besonders schwerwiegender Weise zu beeinträchtigen und deren Rechtswidrigkeit offensichtlich ist.

3. Eingang und Erstbewertung von Meldungen

Im Rahmen einer Erstbewertung stellt der Bereich HR fest, ob die Meldung für menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken bzw. Pflichtverletzungen relevant ist und ob die abgegebene Meldung korrekt ist. Anschließend erfolgt eine Risikobewertung auf mögliche Folgen beispielweise mittels Risikomatrix.

Die hinweisgebende Person bekommt zeitnah eine Rückmeldung darüber, dass der Hinweis aufgenommen wurde. Weiterhin werden Zwischenstands-Meldungen über jeden Bearbeitungsschritt und über das Endergebnis an Hinweisgebende über das Portal in geschütztem Rahmen übermittelt.

4. Untersuchungsverfahren

Werden Relevanz und Anfangsverdacht bejaht, leiten wir schnellstmöglich ein internes Untersuchungsverfahren ein, um den Sachverhalt aufzuklären. Es erfolgt eine detaillierte Prüfung der Meldung.

5. Umsetzung von erforderlichen Maßnahmen

Nach Abschluss der Untersuchung prüft igus, ob Maßnahmen zur Beseitigung, Minimierung oder zukünftigen Verhinderung des Verstoßes erforderlich sind. Hierfür analysieren wir den konkreten Korrektur- und Verbesserungsbedarf. Teil dieser Analyse ist auch die Berücksichtigung von Erwartungen des von dem Verstoß betroffenen Personenkreises. Erforderliche Maßnahmen können zum einen rein interne Maßnahmen in unserem Geschäftsbereich darstellen, wie zum Beispiel Prozessanpassungen, neue Richtlinien oder verbesserte Schulungskonzepte. Aber auch Maßnahmen mit und gegenüber Dritten können erforderlich sein. Die Umsetzung der Maßnahmen wird angemessen nachgehalten und in Bezug auf die Wirksamkeit hin engmaschig in kleinen Prozessschritten detailliert überprüft.

6. Dokumentation

Alle Meldungen, Untersuchungshandlungen sowie das Untersuchungsergebnis werden dokumentiert und an definierten Stellen archiviert. Sie werden entsprechend den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben und datenschutzrechtlichen Fristen aufbewahrt. Die Sicht- und Zugangsrechte hierauf sind stark reglementiert. Zudem informieren wir, soweit gesetzlich gefordert, alle Betroffenen über die durchgeführten Untersuchungshandlungen und die in diesem Zusammenhang verarbeiteten personenbezogenen Daten.

7. Risikoanalyse und Berichterstattung

Die Erkenntnisse aus der Bearbeitung von Hinweisen werden bei der Risikoanalyse berücksichtigt. Über die Anzahl und den Umgang mit Hinweisen wird entsprechend ein jährlicher Bericht erstellt und veröffentlicht. Zusätzlich erfolgen anlassbezogene Meldungen/ Berichte an die Geschäftsführung.

8. Wirksamkeitsprüfung

Wir überprüfen alle oben dargelegten Systeme und Prozesse im Zusammenhang mit unserem Beschwerdeverfahren anlassbezogen, mindestens jedoch einmal im Jahr, auf ihre Wirksamkeit.

9. Schutz von Hinweisgebern

Hinweise auf mögliche menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen sind von großem Wert für igus und unsere Lieferkette.

Daher besteht während des gesamten Beschwerdeverfahrens die Möglichkeit des anonymen Austauschs. Die Vertraulichkeit des anonymen Austausches ist jederzeit sichergestellt. Es findet keine Protokollierung der IP-Adresse statt. Zum technischen Schutz der hinweisgebenden Person wurden folgende Verfahren eingeführt:

• Transportverschlüsselung: Alle Daten, die auf den Datenbanken von Hinweisgebersystem (reporting-channel.com) liegen, werden verschlüsselt.
• Regelbasierte Löschroutinen unterstützen die datenschutzkonforme Löschung.
• Regelmäßige IT-Security Audits kontrollieren die Systemsicherheit.

Durch die Abgabe einer Meldung im igus Beschwerdeverfahren drohen der hinweisgebenden Person keine negativen Konsequenzen. Die Vertraulichkeit des Austausches ist zu jeder Zeit sichergestellt (siehe Punkt 3 und wird auch intern durch geeignete Maßnahmen gewährleistet.

10. Kontakt

Sollten Sie Anmerkungen oder Hinweise zu unserem Beschwerdeverfahren haben, steht Ihnen unser Bereich HR gerne unter 02203/9639 - 151 zur Verfügung.